Automatisation opérationnelle
Configurer les correspondances une fois. Les réutiliser ensuite.
Au départ…
Les équipes administratives génèrent des documents à partir de différents dossiers. Refaire le lien entre champs Airtable et zones du modèle ajoute de la préparation à chaque série.
Ce que nous avons construit
Une extension Airtable reliée à Docupilot, avec sélection des dossiers, correspondance des champs et configurations enregistrées, réutilisables lors de la prochaine génération.
Entrez dans l’outil
Écran 1 sur 6Commencer par un modèle
L’écran d’entrée propose un parcours court et ordonné pour préparer les documents.
Ce que nous voulons changer
Réduire la préparation répétitive grâce à des modèles et correspondances réutilisables, avec une configuration précédente restaurable.
Comment c’est construitModèle de données, code, contrôles et autonomie des équipes
Parcours utilisateur
- 01
Choisir les enregistrements et le modèle de document.
- 02
Vérifier les correspondances puis générer les documents requis.
- 03
Réutiliser ou restaurer le mapping lors de la prochaine série.
Structure de la base
| Entité / table | Champs clés | Relations |
|---|---|---|
| Enregistrements source | Champs étudiants ou candidats utilisés par le modèle | Les champs mappés alimentent le document |
| Sauvegardes de mapping | Nom · valeur JSON · type · date de modification | Les versions conservent la configuration réutilisable |
| Modèles de documents | Définition du modèle dans Docupilot | Les variables du modèle correspondent aux champs Airtable |
Implémentation technique
- L’extension supporte deux tables source configurées et une table commune de sauvegardes.
- Le mapping est sérialisé pour être conservé et restauré.
- Le parcours prévoit génération et téléchargement individuels ou en lot.
Décision d’ingénierie
Convertir les types Airtable vers le contrat du document
Adapté du mapping typé du générateur documentaire. Libellés de sélection, identifiants liés et URL de pièces jointes ont des représentations différentes. Les mappings absents ou illisibles sont signalés. Ce diagnostic est enrichi ici ; le générateur examiné ignore ces champs. Validation des champs obligatoires et adaptateur serveur du service documentaire restent hors extrait.
export function buildTemplatePayload(table, record, mapping) { const payload = {}; const issues = []; for (const [placeholder, fieldId] of Object.entries(mapping)) { const field = fieldId && table.getFieldByIdIfExists(fieldId); if (!field) { issues.push({ placeholder, reason: "missing-mapping" }); continue; } try { const value = record.getCellValue(field); if (value == null) continue; switch (field.type) { case "singleSelect": payload[placeholder] = value.name; break; case "multipleSelects": payload[placeholder] = value.map(item => item.name).join(", "); break; case "multipleRecordLinks": payload[placeholder] = value.map(item => item.id).join(", "); break; case "multipleAttachments": payload[placeholder] = value.map(item => item.url).join(", "); break; default: payload[placeholder] = record.getCellValueAsString(field); } } catch { issues.push({ placeholder, reason: "unreadable-field" }); } } return { payload, issues };}Extrait adapté de l’implémentation
Contrôles et limites
- La génération transmet des champs sélectionnés à Docupilot ; périmètre et accès au service doivent être limités.
- La gestion des identifiants d’accès et la validation des valeurs requises demandent une revue dédiée avant de qualifier l’intégration de sécurisée.
Qui peut contribuer
- Administration : choisir enregistrements et modèles autorisés.
- Builders : entretenir les correspondances et leurs sauvegardes.
- Développeurs : maintenir intégration, erreurs et authentification du service.
Ce qui documente ce cas
Le dépôt et l’interface DocuPilot en fonctionnement ont été inspectés : sélection des modèles, filtres source, mapping des champs typés et sauvegardes. Aucun document n’a été généré ou envoyé pendant la revue.